Política de Tratamiento de Datos Personales

Artículo 1. Datos del Responsable

La presente política es emitida por la siguiente entidad, en su calidad de Responsable del Tratamiento:

Esta entidad actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de la plataforma tecnológica denominada Nexova, disponible en mynexova.com (en adelante, "la Plataforma").

Artículo 2. Base Jurídica

La presente política se rige por las disposiciones de:

• La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia.
• El Decreto 1377 de 2013, que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• El Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en su Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25.
• La Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Los principios constitucionales de Habeas Data consagrados en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Las demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan.

Artículo 3. Glosario

3.1 Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

3.2 Dato público. Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados públicos, entre otros, los relativos al estado civil, a la profesión u oficio y a la calidad de comerciante o servidor público.

3.3 Dato semiprivado. Dato que no tiene naturaleza íntima ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

3.4 Dato privado. Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

3.5 Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

3.6 Responsable del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

3.7 Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

3.8 Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3.9 Transferencia internacional. Envío de datos personales a un receptor ubicado fuera del territorio colombiano que actúa como responsable del tratamiento.

3.10 Transmisión internacional. Comunicación de datos personales a un encargado ubicado dentro o fuera del territorio colombiano para que realice el tratamiento por cuenta del responsable.

3.11 Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

3.12 Aviso de privacidad. Comunicación generada por el responsable, dirigida al titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de la política de tratamiento y la forma de acceder a la misma.

3.13 Base de datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

3.14 API de Meta. Interfaces de programación provistas por Meta Platforms, Inc., que permiten la integración de servicios de terceros con las plataformas Instagram y Facebook.

3.15 Token de acceso. Credencial temporal de autenticación emitida por Meta que autoriza a Nexova a actuar en nombre del titular respecto de su cuenta de Instagram, con los permisos expresamente concedidos.

Artículo 4. Principios rectores

El tratamiento de datos personales realizado por Nexova se regirá en todo momento por los siguientes principios:

4.1 Legalidad. El tratamiento se realizará con sujeción a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. Queda prohibido el tratamiento de datos no autorizado expresamente por la ley o por el titular.

4.2 Finalidad. El tratamiento obedecerá a una finalidad legítima, informada al titular con anterioridad o de manera simultánea al tratamiento. Los datos no serán utilizados para fines distintos a los declarados en esta política.

4.3 Libertad. El tratamiento solo podrá ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin dicha autorización, salvo mandato legal o judicial.

4.4 Veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos o que induzcan a error.

4.5 Transparencia. El Responsable garantizará al titular el derecho a obtener en cualquier momento información acerca de la existencia y uso de los datos que le conciernan.

4.6 Acceso y circulación restringida. El tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular o por la ley. Los datos no podrán estar disponibles en medios de divulgación masiva sin que el acceso esté técnicamente controlado.

4.7 Seguridad. La información sujeta a tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4.8 Confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con Nexova.

Artículo 5. Categorías de datos personales tratados

5.1 Datos de identificación:

• Nombre completo
• Correo electrónico de registro
• Identificador único de usuario generado por la Plataforma

5.2 Datos de contacto:

• Dirección de correo electrónico
• Número de teléfono (cuando sea proporcionado voluntariamente)

5.3 Información de autenticación:

• Contraseñas en formato cifrado (hash irreversible)
• Tokens de sesión
• Información de autenticación de dos factores cuando sea habilitada por el usuario

5.4 Información de cuentas conectadas:

• Identificador de cuenta de Instagram (Instagram User ID)
• Nombre de usuario de Instagram (@handle) y nombre para mostrar
• Información del perfil de la cuenta profesional o de negocio
• Tokens de acceso de Meta (almacenados de forma cifrada)
• Registro de permisos concedidos mediante OAuth

5.5 Información obtenida desde Meta mediante la API oficial:

• Datos del perfil profesional de Instagram expresamente autorizados por el titular
• Estadísticas básicas del perfil (cuando el usuario habilite esta función)
• Información de la Página de Facebook asociada a la cuenta profesional

5.6 Contenido programado y publicado:

• Textos, leyendas, hashtags y copys para publicaciones
• Metadatos de programación (fecha, hora, zona horaria)
• Estado de publicaciones (borrador, programado, publicado, fallido)

5.7 Archivos multimedia:

• Imágenes y videos generados o cargados para publicación
• Metadatos asociados a los archivos
• URLs de almacenamiento en servicios de terceros

5.8 Logs de actividad:

• Registros de inicio de sesión (fecha, hora, IP)
• Registros de operaciones realizadas en la Plataforma
• Registros de publicaciones intentadas y sus resultados
• Registros de errores de integración

5.9 Información técnica:

• Dirección IP
• Tipo y versión de navegador
• Sistema operativo y dispositivo
• Zona horaria
• Datos de uso y navegación dentro de la Plataforma

5.10 Cookies y tecnologías similares. La Plataforma utiliza cookies y tecnologías de seguimiento, conforme a lo descrito en la Política de Cookies disponible en la Plataforma.

Artículo 6. Finalidades

6.1 Operación de la Plataforma:

• Crear, administrar y gestionar la cuenta de usuario
• Verificar la identidad del titular durante la autenticación
• Personalizar la experiencia de uso dentro de la Plataforma

6.2 Prestación del servicio:

• Habilitar la conexión entre la cuenta del usuario en Nexova y su cuenta profesional de Instagram mediante OAuth de Meta
• Gestionar y mantener activa la integración con la API de Meta
• Almacenar y administrar el contenido generado o cargado por el usuario

6.3 Publicación y programación de contenido:

• Ejecutar las publicaciones programadas en Instagram en los tiempos definidos por el titular
• Gestionar el calendario de publicaciones
• Enviar notificaciones sobre el estado de las publicaciones programadas

6.4 Seguridad:

• Prevenir accesos no autorizados, fraudes y actividades maliciosas
• Detectar y gestionar incidentes de seguridad
• Mantener la integridad de la Plataforma y de las cuentas de usuario

6.5 Soporte técnico:

• Atender consultas, incidentes y solicitudes de soporte
• Diagnosticar y resolver problemas técnicos reportados por el usuario
• Comunicar actualizaciones relevantes del servicio

6.6 Cumplimiento legal y regulatorio:

• Cumplir con obligaciones legales aplicables
• Atender requerimientos de autoridades competentes conforme a la ley
• Mantener los registros exigidos por disposiciones legales y fiscales

6.7 Mejora del servicio y estadísticas internas:

• Analizar patrones de uso de la Plataforma de forma agregada y anonimizada
• Identificar oportunidades de mejora en las funcionalidades
• Desarrollar nuevas funciones basadas en el comportamiento general de uso

Artículo 7. Datos obtenidos mediante la API de Meta

7.1 Naturaleza de la integración. La integración de Nexova con las plataformas de Meta opera exclusivamente mediante la API oficial de Meta, a través del protocolo OAuth 2.0. Nexova actúa como desarrollador de una aplicación de terceros y su acceso a los datos del usuario está limitado a los permisos expresamente autorizados por el titular al momento de conectar su cuenta.

7.2 Información accesible mediante la API. A través de la API de Meta, y previa autorización expresa del titular, Nexova puede acceder a:

• Identificador único de la cuenta de Instagram (User ID)
• Nombre de cuenta (@username) y nombre para mostrar
• Información básica del perfil profesional o de negocio
• Permisos concedidos al momento de la autorización
• Estado y tipo de cuenta (Creator o Business)

7.3 Usos permitidos de la información de Meta. Los datos obtenidos mediante la API de Meta se utilizarán exclusivamente para:

• Identificar y autenticar la cuenta de Instagram dentro de la Plataforma
• Ejecutar publicaciones en nombre del titular según sus instrucciones
• Mantener activa la integración con Instagram
• Proporcionar soporte técnico relacionado con la integración

7.4 Limitaciones de uso. Nexova declara que la información obtenida de Meta:

• No será compartida con terceros sin autorización expresa del titular, salvo las excepciones previstas en la ley
• No será utilizada para construir perfiles comerciales con fines publicitarios externos
• No será retenida por períodos superiores a los necesarios para la prestación del servicio
• No será utilizada para propósitos distintos a los declarados en esta política y en las políticas vigentes de Meta

7.5 Cumplimiento de las políticas de Meta. Nexova se compromete a cumplir en todo momento los Términos de la Plataforma de Meta, las Políticas para Desarrolladores de Meta y las Políticas de la Plataforma de Instagram. En caso de conflicto, prevalecerán las condiciones más restrictivas en materia de protección al usuario.

Artículo 8. Derechos reconocidos

En los términos de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen los siguientes derechos, que podrán ejercer en cualquier momento:

8.1 Acceso o consulta. Conocer los datos personales que reposan en las bases de datos de Nexova, las finalidades del tratamiento y la vigencia de la autorización.

8.2 Actualización y rectificación. Solicitar la corrección de sus datos personales cuando sean inexactos, incompletos o desactualizados.

8.3 Supresión. Solicitar la eliminación de sus datos personales cuando el tratamiento no se ajuste a los principios legales, o cuando haya revocado la autorización.

8.4 Revocación de la autorización. Revocar en cualquier momento la autorización para el tratamiento de sus datos, salvo cuando exista una obligación legal o contractual que lo impida.

8.5 Oposición. Oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando este no sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

8.6 Información sobre modificaciones. Ser informado sobre las modificaciones a esta política de tratamiento.

8.7 Queja ante la SIC. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que sus derechos han sido vulnerados o que el tratamiento no es conforme a la ley.

Artículo 9. Canales de atención

El titular o su causahabiente podrán ejercer sus derechos a través de:

• Correo electrónico: soporte@nexovaweb.com
• Plataforma:Configuración de cuenta → "Privacidad y datos"

Artículo 10. Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Cuando no sea posible atenderla en dicho plazo, se informará al interesado antes del vencimiento, indicando los motivos y la fecha estimada de respuesta.

Requisitos mínimos:

• Nombre completo del titular
• Correo electrónico registrado en la Plataforma
• Descripción de los datos sobre los cuales se solicita consulta

Artículo 11. Reclamos

11.1 Procedimiento. El titular que considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados, suprimidos, o que advierta un incumplimiento de los deberes del Responsable, podrá presentar un reclamo mediante los canales indicados en el artículo 9.

11.2 Requisitos mínimos del reclamo:

• Nombre completo e identificación del titular
• Correo electrónico registrado en la Plataforma
• Descripción precisa de los hechos y del derecho que se estima vulnerado
• Documentos de soporte, si los hubiere

11.3 Plazos. El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no fuere posible atenderlo en dicho plazo, se notificará al titular antes de su vencimiento, con indicación de los motivos y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

11.4 Recurso ante la SIC. Si el titular considera que su solicitud no fue atendida satisfactoriamente, podrá elevar su queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, entidad que ejerce la vigilancia del cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 en Colombia.

Artículo 12. Uso de proveedores de servicios en la nube

Para la prestación de sus servicios, Nexova se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento y que pueden procesar datos personales en servidores ubicados fuera del territorio colombiano. Las categorías de encargados incluyen:

• Proveedores de infraestructura en la nube y alojamiento de servidores
• Servicios de almacenamiento de archivos multimedia
• Plataformas de envío de correos electrónicos transaccionales
• Servicios de autenticación y gestión de identidad
• Herramientas de análisis de uso (datos agregados y anonimizados)
• Procesadores de pagos

Medidas de protección aplicables:

• Los proveedores son seleccionados teniendo en cuenta sus estándares de seguridad y privacidad
• Se suscriben contratos de procesamiento de datos con cláusulas de confidencialidad y obligaciones de seguridad
• Se privilegian proveedores ubicados en países con niveles adecuados de protección de datos
• Los proveedores solo pueden utilizar los datos para los propósitos específicos para los cuales son compartidos

Artículo 13. Medidas de seguridad implementadas

13.1 Cifrado. Los datos en tránsito son protegidos mediante protocolo TLS/SSL. Los datos en reposo, especialmente tokens de acceso y credenciales, son almacenados con cifrado. Las contraseñas de los usuarios se procesan mediante algoritmos de hashing seguros (bcrypt o equivalente) y nunca se almacenan en texto plano.

13.2 Control de acceso. El acceso a las bases de datos y sistemas está restringido mediante un sistema de roles y permisos bajo el principio de mínimo privilegio. Solo el personal autorizado puede acceder a datos personales de los titulares.

13.3 Gestión de incidentes. Nexova dispone de un protocolo de respuesta ante incidentes de seguridad que comprende la detección temprana, contención, evaluación del impacto, notificación a los titulares afectados (cuando aplique) y reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos exigidos por la normativa.

13.4 Auditoría y monitoreo. La Plataforma mantiene registros de acceso y auditoría que permiten identificar y rastrear operaciones realizadas sobre datos personales.

13.5 Protección de tokens de Meta. Los tokens de acceso a Meta son almacenados de forma cifrada en la base de datos y nunca son expuestos en texto plano en logs de sistema, interfaces de soporte ni comunicaciones enviadas al usuario. El acceso a los tokens está restringido a los procesos internos estrictamente necesarios para ejecutar la publicación de contenido.

Artículo 14. Plazos y criterios de conservación

Artículo 15. Vigencia

Esta política rige a partir de la fecha de su publicación en mynexova.com y tendrá vigencia indefinida hasta que sea modificada o sustituida.

Artículo 16. Modificaciones

Nexova se reserva el derecho de modificar esta política para adaptarla a cambios normativos, jurisprudenciales, empresariales o tecnológicos. Las modificaciones serán notificadas mediante:

• Publicación visible en la Plataforma con indicación de la fecha de actualización.
• Correo electrónico a la dirección registrada, cuando los cambios sean sustanciales y afecten derechos fundamentales de los titulares.

La continuación en el uso de la Plataforma una vez notificados los cambios implicará la aceptación de la política modificada.